Quét bằng điện thoại thì dễ; kết thúc với một tài liệu gọn gàng mới là phần khó. Bạn chụp một hợp đồng năm trang và nhận được năm file. Một ứng dụng quét lưu mỗi trang riêng. Hóa đơn cho một bảng kê chi phí chồng chất thành cả chục JPG và PDF. Người nhận chúng muốn một PDF, đúng thứ tự — không phải một thư mục các trang rời họ phải tự sắp xếp.
Đây là một nhiệm vụ nhỏ hay hỏng theo những cách có thể đoán trước: các trang sai trình tự, thiếu một trang, hay một công cụ trực tuyến "hữu ích" lặng lẽ tải một hợp đồng đã ký lên để hoàn thành công việc. Đây là cách làm nó cho sạch.
Đưa mỗi trang vào PDF trước
Việc gộp hoạt động trên PDF, nên nếu ảnh quét của bạn vẫn là hình (JPG hay PNG), hãy biến chúng thành PDF trước. Hầu hết ứng dụng quét trên điện thoại vốn đã xuất PDF; nếu cái của bạn lưu ảnh, một công cụ chuyển ảnh-sang-PDF dựa trên trình duyệt sẽ bọc mỗi ảnh thành một trang mà không tải nó lên. Dù thế nào, hãy nhắm tới một trang rõ ràng mỗi file — một trang được cắt gọn theo mép tài liệu và đọc được, không phải một tấm hình mờ với nửa cái bàn trong khung.
Một kiểm tra nhanh trước khi gộp giúp tránh làm lại: đảm bảo mọi trang đều có mặt, đúng chiều, và đọc được. Sửa một trang bây giờ dễ hơn nhiều so với tháo tung một PDF hoàn chỉnh sau này.
Gộp chúng thành một file, theo thứ tự bạn muốn
Một khi mọi trang là một PDF, việc gộp là phần dễ. Với Merge PDF của IMG.DIY, bạn thả tất cả các file vào, và mỗi cái hiện lên như một hàng với số trang và kích thước để bạn xác nhận không thiếu gì. Rồi bạn đặt trình tự bằng mũi tên lên/xuống — đây là bước quan trọng nhất với một tài liệu nhiều trang, vì file đã gộp theo thứ tự file của bạn từ trên xuống dưới. Gỡ bất kỳ file lạc nào bạn thêm nhầm, rồi gộp và tải xuống một PDF duy nhất.
Cả việc này chạy trong trình duyệt của bạn. Điều đó quan trọng ở đây đặc biệt vì tài liệu quét quá thường là loại nhạy cảm — một hợp đồng thuê đã ký, một giấy tờ tùy thân, một mẫu y tế, sao kê ngân hàng cho một đơn xin vay. Với một lần gộp dựa trên trình duyệt, những file đó không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn: không tải lên, không tài khoản, không máy chủ nào giữ một bản sao. Một khi trang được lưu cache nó thậm chí hoạt động offline, tiện lợi khi bạn đang hoàn thành giấy tờ trên một chuyến tàu hay một chuyến bay.
Sắp đúng thứ tự
Thứ tự là nơi các lần gộp nhiều trang thường vấp. Hai thói quen giúp ích:
- Đặt tên file để chúng tự sắp một cách tự nhiên —
page-01,page-02,page-03. Các con số có đệm số 0 giữ trang 10 khỏi nhảy lên trước trang 2. - Xác nhận thứ tự trong danh sách trước khi gộp. Thứ tự hàng chính là thứ tự trang. Kéo hoặc dùng mũi tên đưa file vào đúng chỗ và đọc xuống danh sách một lần trước khi bạn xuất.
Một giới hạn thành thật cần nhớ: công cụ này sắp xếp ở cấp độ file, và nó gộp toàn bộ file — nó chưa tách một PDF, xóa một trang, hay sắp lại các trang bên trong một file đơn. Vậy nên nếu một file đã chứa các trang sai thứ tự nội bộ, hãy sửa file đó trước, rồi gộp. Với trường hợp phổ biến — các ảnh quét riêng chỉ cần được nối theo trình tự — đó chính xác là thứ nó được xây để làm.
Kết quả
Thứ bạn giao đi là một PDF mở giống nhau trên bất kỳ điện thoại hay máy tính nào, với các trang theo trình tự bạn định và không có gì thừa đính kèm. Và vì bạn làm nó trong trình duyệt, những tài liệu bạn ít muốn trôi nổi nhất đã ở lại đúng nơi chúng nên ở — với bạn.