スマホでのスキャンは簡単ですが、1つの整った書類にたどり着くのが難しい部分です。5ページの契約書を撮影すると5つのファイルになります。スキャナーアプリは各ページを別々に保存します。経費精算の領収書は十数個のJPGとPDFとして積み上がります。受け取る側が欲しいのは、自分で並べ替えなければならないバラバラのページのフォルダーではなく、正しい順序の1つのPDFです。
これは予測できる形で失敗する小さな作業です。ページが違う順番、1ページ欠け、あるいは「親切な」オンラインツールが仕事を終えるために署名済み契約書を静かにアップロードする。きれいにやる方法を紹介します。
まず各ページをPDFにする
結合はPDFに対して働くので、スキャンがまだ画像（JPGやPNG）なら、先にPDFに変えましょう。ほとんどのスマホスキャナーアプリはすでにPDFを書き出します。写真として保存したなら、ブラウザベースの画像→PDFコンバーターが各画像をアップロードせずに1ページに包みます。いずれにせよ、1ファイルにつき明瞭な1ページを目指しましょう。机が半分写った薄暗い写真ではなく、書類の端で切り抜かれて読める1ページです。
結合前の手早い確認が手戻りを防ぎます。すべてのページがそろっていて、上下が正しく、判読できることを確かめましょう。今ページを直す方が、あとで完成したPDFを分解するよりずっと簡単です。
望む順序で1つのファイルにまとめる
すべてのページがPDFになれば、結合は簡単な部分です。IMG.DIYのMerge PDFなら、すべてのファイルを放り込むと、それぞれがページ数とサイズ付きの行として現れるので、欠けがないか確認できます。それから上下の矢印で順序を設定します。これが複数ページの書類で最も大事なステップです。結合されたファイルは上から下へファイルの順に従うからです。間違って追加した余分なファイルを削除し、結合して1つのPDFをダウンロードします。
すべてがブラウザ内で動きます。ここで特に大事なのは、スキャンした書類がとても多くの場合、機微なものだからです。署名済みの賃貸契約、身分証、医療フォーム、融資申請用の銀行明細。ブラウザベースの結合なら、それらのファイルは端末から一切出ません。アップロードもアカウントもなく、コピーを保持するサーバーもありません。ページがキャッシュされればオフラインでも動くので、電車や飛行機で書類仕事を仕上げるのに便利です。
順序を正しくする
順序は、複数ページの結合がたいていつまずくところです。2つの習慣が役立ちます。
- 自然に並ぶようファイルに名前を付ける —
page-01、page-02、page-03。桁を揃えた番号なら、10ページ目が2ページ目の前に飛び出しません。 - 結合前にリストで順序を確認する。 行の順序がそのままページの順序です。ファイルをドラッグまたは矢印で配置し、書き出す前にリストを一度上から読みましょう。
心に留めておくべき正直な限界が1つ。このツールはファイル単位で並べ替え、ファイルまるごとを結合します。まだPDFの分割、ページの削除、1つのファイル内のページの並べ替えはできません。ですから、あるファイルが内部で既に間違った順序のページを含むなら、まずそのファイルを直してから結合しましょう。順番につなぐだけの別々のスキャンという一般的なケースには、まさにこれのために作られています。
結果
渡すのは、どのスマホやコンピューターでも同じに開き、意図した順序でページが並び、余計なものが留められていない1つのPDFです。そしてブラウザ内でやったので、一番出回ってほしくない書類は、あるべき場所、つまりあなたの手元に留まりました。