फ़ोन से स्कैन करना आसान है; एक सुथरे दस्तावेज़ के साथ ख़त्म होना मुश्किल हिस्सा है। आप एक पाँच-पेज का अनुबंध फ़ोटो करते हैं और पाँच फ़ाइलें पाते हैं। एक स्कैनर ऐप हर पेज अलग सहेजता है। किसी ख़र्च रिपोर्ट के लिए रसीदें एक दर्जन JPG और PDF के रूप में जमा हो जाती हैं। जो कोई इन्हें पा रहा है वह एक PDF, सही क्रम में चाहता है — न कि खुले पेजों का एक फ़ोल्डर जिन्हें उसे ख़ुद छाँटना पड़े।
यह एक छोटा काम है जो पूर्वानुमानित तरीकों से गड़बड़ हो जाता है: पेज गलत क्रम में, एक पेज गायब, या एक "मददगार" ऑनलाइन टूल जो काम पूरा करने के लिए चुपचाप एक हस्ताक्षरित अनुबंध अपलोड कर देता है। यहाँ है इसे साफ़-सुथरे तरीके से कैसे करें।
पहले हर पेज को PDF में लाएँ
मर्ज करना PDF पर काम करता है, इसलिए अगर आपके स्कैन अब भी इमेजें (JPG या PNG) हैं, तो उन्हें पहले PDF में बदलें। ज़्यादातर फ़ोन स्कैनर ऐप पहले से PDF एक्सपोर्ट करते हैं; अगर आपके ने फ़ोटो सहेजी हों, तो एक ब्राउज़र-आधारित इमेज-टू-PDF कन्वर्टर हर इमेज को बिना अपलोड किए एक पेज में लपेट देगा। किसी भी हाल में, प्रति फ़ाइल एक साफ़ पेज का लक्ष्य रखें — एक ऐसा पेज जो दस्तावेज़ के किनारों तक क्रॉप किया गया और पढ़ने योग्य हो, न कि फ़्रेम में आधी मेज़ वाली एक मंद फ़ोटो।
मर्ज करने से पहले एक झटपट जाँच दोबारा-काम बचाती है: पक्का करें कि हर पेज मौजूद है, सीधा है, और पढ़ने योग्य है। किसी पेज को अभी ठीक करना बाद में एक तैयार PDF को अलग करने से कहीं आसान है।
उन्हें अपने चाहे क्रम में एक फ़ाइल में जोड़ें
एक बार हर पेज एक PDF हो जाए, तो जोड़ना आसान हिस्सा है। tools.faxianai.com के Merge PDF के साथ, आप सभी फ़ाइलें डालते हैं, और हर एक अपने पेज गिनती और साइज़ के साथ एक पंक्ति के रूप में दिखती है ताकि आप पुष्टि कर सकें कि कुछ गायब नहीं है। फिर आप ऊपर/नीचे तीरों से अनुक्रम सेट करते हैं — यही चरण किसी बहु-पेज दस्तावेज़ के लिए सबसे ज़्यादा मायने रखता है, क्योंकि मर्ज की गई फ़ाइल आपके फ़ाइल क्रम को ऊपर से नीचे तक निभाती है। गलती से जोड़ी कोई भी फ़ालतू फ़ाइल हटाएँ, फिर मर्ज करें और एक अकेली PDF डाउनलोड करें।
पूरी चीज़ आपके ब्राउज़र में चलती है। यह यहाँ ख़ासकर इसलिए मायने रखता है क्योंकि स्कैन किए दस्तावेज़ अक्सर संवेदनशील किस्म के होते हैं — एक हस्ताक्षरित लीज़, एक ID, एक चिकित्सा फ़ॉर्म, किसी लोन आवेदन के लिए बैंक स्टेटमेंट। एक ब्राउज़र-आधारित मर्ज के साथ, वे फ़ाइलें कभी आपका डिवाइस नहीं छोड़तीं: कोई अपलोड नहीं, कोई अकाउंट नहीं, कोई सर्वर कॉपी नहीं रखता। एक बार पेज कैश हो जाए तो यह ऑफ़लाइन भी काम करता है, जो तब सुविधाजनक है जब आप किसी ट्रेन या हवाई जहाज़ पर काग़ज़ी काम ख़त्म कर रहे हों।
क्रम सही करना
क्रम वह जगह है जहाँ बहु-पेज मर्ज आम तौर पर लड़खड़ाते हैं। दो आदतें मदद करती हैं:
- फ़ाइलों को ऐसे नाम दें कि वे स्वाभाविक रूप से क्रम में आएँ —
page-01,page-02,page-03। पैडेड नंबर पेज 10 को पेज 2 से आगे कूदने से रोकते हैं। - मर्ज करने से पहले सूची में क्रम की पुष्टि करें। पंक्ति क्रम ही पेज क्रम है। फ़ाइलों को जगह पर खींचें या तीर से लगाएँ और एक्सपोर्ट करने से पहले एक बार सूची में नीचे तक पढ़ें।
ध्यान रखने लायक़ एक ईमानदार सीमा: यह टूल फ़ाइल स्तर पर पुनर्व्यवस्थित करता है, और यह पूरी फ़ाइलें मर्ज करता है — यह अभी किसी PDF को विभाजित, किसी पेज को हटाना, या किसी अकेली फ़ाइल के भीतर पेज पुनर्व्यवस्थित करना नहीं करता। तो अगर किसी एक फ़ाइल में पहले से पेज गलत आंतरिक क्रम में हों, तो उस फ़ाइल को पहले ठीक करें, फिर मर्ज करें। आम मामले के लिए — अलग-अलग स्कैन जिन्हें बस क्रम में जोड़ना है — यह ठीक इसी के लिए बना है।
नतीजा
आप जो सौंपते हैं वह एक PDF है जो किसी भी फ़ोन या कंप्यूटर पर एक जैसी खुलती है, पेज आपके चाहे अनुक्रम में और कुछ भी फ़ालतू नत्थी नहीं। और चूँकि आपने इसे ब्राउज़र में किया, वे दस्तावेज़ जिन्हें आप सबसे कम इधर-उधर तैरता देखना चाहेंगे, ठीक वहीं रहे जहाँ उन्हें होना चाहिए — आपके पास।